社内での掲示物の管理方法｜どのように行うのが効果的？

こんにちは、エクシールの清水です。

今回は、社内で掲示物を効果的に掲示するためのポイントをご紹介します。
ポスターやお知らせ、入室手順などの掲示物を掲示している工場は少なくないと思います。

身近な伝達ツールである掲示物ですが、いくつかの決まりを設定しなければ管理しきれず乱雑な印象を与え、意味をなさなくなってしまいます。また、掲示物は工場内の他に事務所の前や通路などお客様の目に入りやすい場所に貼ることも多く、その印象が会社の雰囲気として捉えられてしまうかもしれません。

どのような管理を行えばよいのか確認していきましょう！

※2022年6月6日に公開した記事ですが、リライト記事に必要な文言等を追記、その他の部分も修正して再度公開しました。

掲示物は、ただ貼られているだけでは形骸化してしまい意味がありません。読む人が存在し、行動や意識の改善に繋がることで初めて効果が生まれます。

掲示物をしっかり見てもらうためには、目立つ場所や人の流れがある場所を選ぶことが重要です。
そういった場所にお知らせや環境改善事例、クレームの情報などの連絡事項に関する掲示板を設置し、一か所にまとめて掲示します。内容ごとに大まかに分類分けしてタイトルを設置しておくと、確認しやすくなります。

また、掲示の際は異物の可能性を防ぐため、画鋲や小さなマグネットなどを避けてクリアポケットを使用することをお勧めします。

■ 例：出入口付近、食堂や休憩室、会議室前など

作業室内に掲示するものは業務に必要な内容かつ具体的である必要があります。
ポスターなどは読まない掲示物となる可能性があるため避けましょう。

例えば、入室手順や備品の配置についての掲示は業務に取り組むために必要な情報です。
「手洗いやローラー掛けは掲示物を必ず確認しながら行う」といったルールを取り決めておくと、手順の省略や独自の方法で作業したことによるトラブル発生の防止に繋がります。

外国人労働者の方がいる現場では複数の言語による説明を表記や写真の活用で、誰が読んでも理解できる工夫ができると良いですね。

掲示物は時間が経つと情報が古くなり、更新されないままでは社員に対する効果が薄れてしまいます。定期的に掲示内容を確認し、不要な掲示物を取り除くことが重要です。

掲示物が貼られたまま何年も放置されることを防ぐため、掲示の際は必ず責任者を記載して管理する人を明確にしましょう。同時に、作成日といつまで掲示するのかも表記して管理をしやすくします。

他にも、半月もしくは月に1度更新する日を決めておき、不要な掲示物の放置を防ぎます。

工場内に設置をする際はラミネート加工などで劣化対策をしましょう。
水濡れや破れによって掲示物が異物混入の原因になることを防ぎます。

用紙が破れていたりインクが溶けて汚れていたりなど、古くなった紙をずっと掲示していませんか？

劣化した状態での掲示は異物混入に繋がる可能性があります。また、水濡れした場合もそのままにしておくとカビが発生してしまいます。

スローガンやポスターの掲示は従業員の意識向上を促します。

しかし「手洗い励行」などの具体的でない内容のものが貼ってあると、インテリアと化し掲示物としての意味を成さなくなってしまいます。

エクシールでは「クリアタックシート」というウレタンゲルシートを販売しています。

粘着力が強いため掲示物をしっかり固定することができます。
ウレタンゲル面は貼り剝がしが可能で、不要になった掲示物は壁面を汚すことなく簡単に剥がせます。

種類は3種類あり、用途によって使い分けることが可能です。

■ 片面クリアタック：片面非粘着・片面貼り剝がしができるシート
■ 両面クリアタック：両面貼り剝がしできるシート
■ 異粘着クリアタック：片面粘着材・片面貼り剝がしができるシート

ラベルにも活用できます。

お好きな形にハサミでカットしていただけます。

汚れたら水洗いすることでくり返しお使いいただけます。

掲示物は効率的に従業員全員に情報を伝えられる便利なツールです。しかし、日常的に確認するものだからこそ必要な情報を掲示しなければ飽和してしまいます。

作業手順を示すものは基本的にマニュアルで管理し必要に応じて適した場所に掲示し、ポスターや連絡事項などの全員に向けたものは掲示板にまとめるといったルールを決めておくとよいですね。