デジタル技術や自動化を社内に定着させる施策5選！

こんにちは！エクシールの清水です。

今回のテーマは【デジタル技術や自動化を社内に定着させる方法】についてです。新しい技術やシステムは便利な反面、導入時に社内での反発が起きやすくなります。導入に負の感情が生まれれば、社内に定着させることは非常に難しいと言えます。
社内でデジタル技術や自動化を定着させるためは、従業員からの反発を理解し、円滑に取り入れる工夫が重要です。5つの施策を見ていきましょう。

デジタル技術導入への社内抵抗の原因

なぜ反発が起きてしまうのか、まずはその原因について見ていきましょう。

① 業務内容や雇用の変化への不安

自動化やデジタル技術の導入によって、従来の業務内容が変わってしまいます。
業務内容が変わることで、人員を削減してデジタル技術に置き換えることも考えられるため、雇用の安定が脅かされるのではないかという不安が生まれます。

② 学習や適応への抵抗感

新しい技術を習得することに対する心理的な負担や、操作ミスのリスクを考慮した「失敗への恐怖」が根強く、抵抗感を感じることがあります。
特にベテラン社員ほど、長く慣れ親しんだやり方を維持したいという気持ちや、わからないことを一から覚える不安を強く感じ、新しいものへの嫌悪感を募らせることがあります。

デジタル技術や自動化を定着させるための施策

先程、デジタル技術の導入によって社内で変化が起きるため、様々なことに対して不安を感じてしまうことが抵抗感の原因だとわかりました。では、どのように不安を取り除き、定着させていくのかを見ていきます。

① 従業員の理解と共感を得る

まず、導入の目的やメリットを明確に伝え、従業員がどのように恩恵を受けるのかを具体的に説明することが重要です。たとえば、単純作業の削減によってより創造的な業務に時間を割けることや、業務効率化によるワークライフバランスの向上など、ポジティブな側面を強調します。

② 段階的な導入とトライアル実施

急激な変化は不安を増すため、段階的に導入することが望ましいです。まずは特定の部門や業務で試験的に導入し、成功事例を社内で共有することで、他の部門の従業員にも安心感を与えます。

また、直感的に操作できないシステムは使用するユーザーにストレスを与えてしまい、利用しづらくなっていきます。実際に使用する側でトライアルをして、どうしたら使いこなせるようになるのかまで検討することが大切です。

③ 従業員教育とサポート体制の充実

新しいシステムやツールの使用方法について、従業員が無理なく学べる環境を整えることが重要です。研修会やマニュアル提供、サポートデスクの設置など、サポート体制を充実させることで、学習負担を軽減します。

また、新システム導入の社内管理者に選任された社員は、スムーズなシステム移行を実現できるかどうかや、予期せぬトラブルに適切に対応できるかなど、重圧や不安を感じています。そういった社員のためにも、普段からマニュアルを用意する体制や、管理者のための社外のサポート体制（システム提供会社など）を整えることも重要になってきます。

④ 従業員の意見やフィードバックを反映する

導入過程で、従業員の意見を積極的に取り入れ、改善点を反映する姿勢が重要です。従業員が「自分たちもプロセスの一部である」と感じたり、自分の意見が尊重されていると感じてモチベーションが向上し、抵抗も減少します。

また、会社としても社員の考え方や組織の現状を把握することができるため、会社全体の課題を特定して改善策を検討することもできます。

⑤ 成功体験の共有と表彰

変化に成功した事例を社内で共有し、デジタル技術の活用で成果を上げたチームや従業員を表彰することで、ポジティブな文化を促進します。これにより、他の従業員も積極的に変化を受け入れやすくなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
デジタル技術や自動化を導入するためには、従業員との共感形成、段階的な導入、教育サポート、フィードバックの反映が不可欠です。会社全体で新技術の恩恵を実感し、成功体験を共有することで、社内にデジタル文化を根付かせましょう。

▽参考サイト
無駄な業務を削減するには？生産性を向上させる効率的な方法を紹介｜BYARD コラム
DX推進担当者必見！効果的なシステム導入と定着化を成功させるポイント   |  ノーコードでUI/UXの改善を実現するツール Onboarding（オンボーディング）